校友信息收集是一项庞大的系统工程，需要各校友联谊分会的师生和广大校友都要做十分繁重的校友信息收集的工作。而校友信息的不断地更改，难以反馈到校友会，更是众多校友会目前面临的困境。故对于高校来说，建立一个系统完备的信息库，并能够及时更新校友信息，并能保持与校友的交流，对高校校友会的工作至关重要。建立良好的校友信息更新机制就要做到以下三点：
通过各种渠道收集整理校友名册，建立并及时更新校友信息资源库，做到校院信息共享。然而传统的校友信息收集方式已经难以满足目前大多数高校的需求，万圈校友系统就是将校友工作需求与互联网优势结合起来，通过B端和C端的双向信息收集完善机制，来保证高校校友数据库的更新，解决过往工作中的难题。校友工作涉及面广、量大，各级校友工作机构要从基础工作入手，万圈校友系统坚持帮助高校保持校友工作的群众性、实效性，力求校友活动的经常化、多样化，使校友工作不断走向规范。
建立校友信息档案制度，逐步建立校友名录和杰出校友档案，收集整理校友提供的各类相关资料和信息。校友会要把校友信息收集整理与弘扬学校精神，加强校园文化建设相结合。深入挖掘校友先进事迹，讲好校友故事，展现校友风采，形成各学院校友工作特色。
及时整理归档校友返校、聚会等活动中形成的通讯录、影像资料。互联网时代校友资源丰富、形式多样。校友会应该掌握的校友资源，不应该仅仅局限于过去的基础信息，照片、音频资料、影响资料等新兴的媒体形式的资料校友会也应当收集、整理、系统化管理并应用，发挥其价值。除了被动收集，校友也应该主动举办丰富多彩的校友活动、组织校友返校，并及时记录收集资源，为高校宣传、就业等多方面做出贡献。
万圈的校友工作理念和经验来源于欧美众多知名高校，公司核心团队曾在剑桥大学、哈佛大学、加州伯克利大学、清华大学、浙江大学、中科大等就读的多位专业技术和管理人才组成。以最先进的理念为基石，最高精的团队，再结合中国高校的特色，协助更多高校校友会更大的发掘的价值!
